Личный рекламный щит (ИНВЕСТГАЗЕТА 02-08.04.2007 )
  02 апреля 2007
Очень часто правила изготовления, информационного наполнения и обмена визитными карточками остаются без внимания. В то же время все больше представителей деловых кругов приходят к убеждению, что правильное использование визиток - далеко не формальность. То, какая у человека визитка и как он с ней обращается, много говорит как о нем самом, так и об организации, которую он представляет.
Информационно-графический must have
Вариант дизайнерско-по-лиграфического исполнения визитки напрямую зависит от того, для чего они предназначаются и как ими будут пользоваться. В современной практике используются несколько основных видов визиток: деловые, личные, презентационные (если сложные имя и отчество), корпоративные. Для всех видов существуют свои правила оформления: более свободные для личных и строгие для корпоративных.
Визитка - важный элемент фирменного стиля организации. Поэтому вид и содержание служебных визитных карточек должны быть унифицированы.
Например, согласно корпоративному стилю международной юридической фирмы «Ди Эл Эй Пайпер», все визитки во всех 63 офисах в 24 странах мира имеют одинаковое оформление. Такой подход направлен на четкую узнаваемость бренда во всем мире.
Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется полужирным шрифтом немного большего размера. Не стоит использовать курсивное начертание шрифтов, особенно, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном языке.
Итак, согласно этикету, деловая визитная карточка должна содержать следующую информацию:
• полное юридическое название фирмы, фамилия, имя, отчество;
• должность и сфера деятельности;
• адрес фирмы;
• номер рабочего телефона.
На деловых визитных карточках не рекомендуется указывать домашний адрес и телефон. Если такая необходимость все-таки возникнет, допустимо написать его от руки. Это создаст некоторую доверительность в общении.
Что касается мобильных телефонов, то здесь все зависит от специфики вашего рабочего графика и степени важности сиюминутного контакта с вами. Кто-то предпочитает вписывать мобильный телефон от руки, кто-то всегда открыт к общению и с охотой размещает его на личной карточке.
Управляющий партнер ВРТ GROUP Вадим Поляков уверен, что мобильные телефоны стоит указывать только на визитках сотрудников, непосредственно обслуживающих клиентов, в случае, если им нужен максимально плотный контакт с менеджером. На визитных карточках руководителей мобильные телефоны указывать нет необходимости. Однако на визитках, предназначенных для общения с VIP-клиентами, мобильные телефоны более чем уместны.
«Однозначно оправдано размещение номера мобильного на визитке тогда, когда мобильный телефон оплачивается компанией, в которой работает сотрудник, и необходим ему «в производственных целях», - считает генеральный директор компании «Бог Марк -Украина» Анатолий Подорожный.
Обратную сторону визитки принято оставлять чистой для записи дополнительной информации. Если предстоит необходимость общения с иностранными партнерами, следует «запастись» комплектом англоязычных визиток.
В «Бейкер и Макензи» в качестве исключения в неанглоязычных офисах используются двухсторонние визитки: одна сторона на английском, другая - на национальном языке. «Сегодня приходится общаться и на украинском, и на английском даже с украинскими компаниями, поэтому есть вероятность того, что получив визитку человека только на английском языке, на украинском ты его фамилию напишешь неправильно, и наоборот, получив визитку на украинском языке от партнера из-за рубежа, очень высока вероятность того, что написание его фамилии на английском ты уж точно не угадаешь», - говорит Валерия Казадарова.
Лучше и удобнее, если визитная карточка выполнена на белом фоне. Хоть в последнее время типографии предлагают карточки на пластмассе, на коже, в широкой гамме цветов и с глянцевой поверхностью. Однако чем аскетичнее визитка, тем лучше. Тем удобнее в пользовании (легче начертать уточняющие моменты и сведения).
Этикет обмена
Интересно, что визитку не всегда стоит вручать при знакомстве. Делать это нужно только тогда, когда возникла заинтересованность в продолжении контакта.
Первым визитку дает подчиненный начальнику, младший старшему, мужчина женщине, хозяин посетителю.
Представляться визиткой необходимо после того, как заданы общие вопросы о самочувствии, просьбы, пожелания и т. д. Визитку вынимают из внешнего нагрудного кармана пиджака. Женщина - из сумочки, блокнота, визитницы.
При вручении визитную карточку поворачивают для чтения - это свидетельствует об учтивости и внимании к получателю. Получатель же, выражая почтение, должен непродолжительно, но внимательно рассмотреть карточку и обязательно произнести фамилию, имя или должность ее владельца. Например: «Благодарю, господин Иванов», «Рад знакомству, Татьяна Филипповна».
Если в ответ на протянутую визитную карточку вы не можете дать свою, то следует извиниться, объяснив причину, и пообещать прислать ее при первой же возможности. Но если в европейских странах к отсутствию визитки при ведении переговоров партнер отнесется снисходительно и просто запишет информацию на листе бумаги, то в Японии бизнесмен, извиняющийся, что у него кончились визитки, полностью себя дискредитирует.
Если в переговорах принимают участие более четырех человек, следует положить карточки перед собой, расположив их в том же порядке, в каком сидят партнеры. Это позволяет быстро запомнить имена участников переговоров и обращаться к ним в соответствии с этикетом. Выгода от использования визитных карточек очевидна.
Считается знаком неуважения вертеть или делать пометки на визитке в присутствии хозяина.
Если вы не застали партнера в офисе, оставьте свою визитную карточку у секретаря, загнув верхний правый угол, а затем расправив его. Это свидетельствует о том, что вы лично оставили визитную карточку, и воспринимается как знак уважения и почтения. В этом же углу следует делать пометки (кому предназначена визитка, с какой целью). Если вы передаете карточку через секретаря помощником, курьером или по почте, ее нужно вложить в конверт (специальный фирменный или любой другой, не загибая край). Не заклеивать.
По этикету, на визитку, доставленную опосредованно, получатель должен ответить в течение 24 часов: собственной визиткой, звонком или письмом.
Культура использования визитных карточек имеет очень долгую традицию, и незнание этикета может поставить под сомнения ваши деловые качества. Но несмотря на то, что в ежедневной работе следование всем правилам этикета может выглядеть несколько излишним, за каждым пунктом правил использования визиток стоит культура и удобство взаимоотношений.
Оксана Гошва, директор PR-агентства HOSHVA PR
Использованию визиток мы уделяем значительное внимание. Наши визитки разработаны и произведены согласно этикету и корпоративному стилю агентства. Вся информация унифицирована, в стиле придерживаемся минимализма. Считаем, что излишний креатив в создании визитной карточки абсолютно бесполезен. Каждый сотрудник всегда, даже в нерабочее время, должен иметь при себе визитки. У нас разработана система обращения с карточками. Во-первых, это учет их использования. Мы не можем допустить, чтобы у сотрудника агентства во время важной встречи или мероприятия не оказалось визиток в достаточном количестве, поэтому ведем учет и своевременно дозаказываем необходимое количество карточек. Во-вторых, все визитки, которые получают сотрудники агентства, передаются в архив, а информация с них переносится в соответствующие базы данных (СМИ, клиентов, партнеров и пр.). Руководители направлений деятельности агентства ответственны за архивы визиток. Они периодически просматриваются и редактируются. Таким образом, мы можем оперативно обновлять информацию о смене места работы владельца визитной карточки и т. д. Это особенно важно для построения эффективных отношений с медиа, текучесть кадров в которых особенно высока.
Вадим Поляков, управляющий партнер ВРТ GROUP
Мы не составляем визитки в соответствии с принятыми этикетом нормами. Визитка вещь индивидуальная, и она должна отражать в первую очередь корпоративный дух, корпоративную стратегию и корпоративную культуру. А только во вторую очередь нести информацию о человеке, который ее вручает. Поскольку визитная карточка, особенно имеющая индивидуальный характер, очень легко идентифицируется с ее владельцем. У меня очень много визитных карточек, и я могу найти человека, которого встречал три или даже пять лет назад только по визитке.
ОЛЬГА РУБИС
ИНВЕСТГАЗЕТА 02-08.04.2007
|
|
